Adiós al papel, bienvenidos los expedientes electrónicos

La modernización del sistema judicial colombiano es materia pendiente de la Rama, pero una de las razones por las que no se había dado ese salto tecnológico es por presupuesto.

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JUAN PABLO GÓMEZ OROZCO

Los juzgados del país adornados por voluminosos expedientes en todos sus rincones parecen ser cosa del pasado. O por lo menos así lo intenta un plan piloto cuyo objetivo es que los despachos judiciales se enmarquen dentro de la política cero papeles y que toda la información se almacene digitalmente. Folios, memoriales, citaciones, declaraciones y marcadores de colores para separar lo que los funcionarios consideraban relevante ya no forman parte de la decoración.

Los primeros en aplicar este sistema son los juzgados de Restitución de tierras de Bogotá, Villavicencio e Ibagué. Los expedientes electrónicos se diseñaron para que cualquiera de los sujetos procesales, es decir, todos los intervinientes tengan acceso a consultar en qué va la demanda: desde el abogado hasta el juez, pasando por el reclamante y los escribientes.

Todo se inicia con la radicación digital de los documentos por parte del demandante que es asesorado por uno de los abogados de la Unidad de Restitución de Tierras. Al subir los documentos a la plataforma, se asigna un usuario y una contraseña para que tanto el defensor como el ciudadano le hagan seguimiento al sumario.

La magistrada del Consejo Superior de la Judicatura, Gloria López Jaramillo, explica que una vez se carga la información, el mismo sistema se encarga del reparto y lo asigna a un juez. “Al despacho llega una notificación donde se le informa que por reparto le llegó un proceso. También se le comunica al abogado que el proceso ya tiene juez seleccionado”, explica la togada.

A medida que se realiza un procedimiento judicial, los documentos van apareciendo en tiempo real en la plataforma. Por ejemplo, si se ordena una inspección las partes conocerán, desde el lugar en el que estén, en qué consiste la diligencia solicitada. Esto, a consideración de la magistrada López, beneficia y mejora la calidad de vida de los reclamantes.

Por este tipo de procesos de restitución de tierras, los interesados viven en veredas alejadas de los cascos urbanos y se les complica en demasía desplazarse hasta el despacho para averiguar por el estado de su proceso. Con el nuevo sistema basta una conexión a internet para hacer la consulta.

“Con esto, además, se agiliza el tema porque el funcionario judicial no tiene que ir hasta donde se archivan los expedientes físicos a buscar determinada actuación o para corroborar si determinado trámite ya se hizo o no. Basta con una búsqueda en la base de datos para verificar esa información”, enfatiza López.

La modernización del sistema judicial colombiano es materia pendiente de la Rama, pero una de las razones por las que no se había dado ese salto tecnológico es por presupuesto. Sin embargo, se espera que con el ahorro de papel los recursos se reinviertan en la actualización. Un despacho pequeño, en promedio, cada mes utiliza de cuatro a seis resmas de papel.

EXPEDIENTE DIGITAL

Uno de los más recientes fallos de un proceso que surtió todo el trámite digitalmente fue emitido el 26 de septiembre pasado. La solicitante, Ana Ligia Casallas, dijo en su declaración que el 3 de mayo de 2003, ella y su cónyuge fueron obligados a abandonar una finca conocida con el nombre de ‘La Esperanza’ de la que derivaban sus ingresos para sostener a su familia.

El predio está ubicado en zona rural de Guayabal de Siquima, población cundinamarquesa que fue escenario de confrontaciones de grupos al margen de la ley. En su relato manifestó que en el territorio hacían presencia guerrilleros del frente 22 de las Farc, una facción del ELN y paramilitares.

“Ese día 3 de mayo nos levantamos temprano, matamos a las gallinas y al marrano que teníamos y le habíamos dicho a un señor de un camión que si nos hacía el favor de hacernos el trasteo y poder llevarnos lo indispensable, las camas, las ollas y salimos a las cinco de la tarde de allá. (…) ese día fue todo el camino llorando porque tuve que dejar todo, donde yo nací y crecí, por eso le dije a mi esposo que yo mi finquita no la vendía, que la dejáramos a ver qué pasaba”, describió la mujer en un testimonio que fue consignado en un folio que pasó automáticamente a la carpeta virtual del expediente de su caso.

La providencia fue proferida por Yenny Ospina Gómez, jueza civil del circuito especializado en Restitución de tierras, y en ella se ordena que a la afectada se le proteja el derecho fundamental a la restitución de “las tierras abandonadas y despojadas a causa del conflicto”. Las sentencias de esta rama profieren varias órdenes a diferentes entidades con el fin de fortalecer el derecho a las víctimas.

En el caso en mención fueron 18 órdenes las impartidas por la jefa de despacho en una sentencia que en formato PDF tiene 31 páginas que no fue necesario imprimir, porque todas las partes fueron notificadas mediante la plataforma.

 “Yo venía de un juzgado de Zipaquirá y manejaba una carga bastante alta, de procesos aproximadamente de 2010 y eran físicos. Eran expedientes voluminosos. La persona encargada de la sustanciación prácticamente no se veía en la oficina”, cuenta la jueza cuyo despacho que preside no muestra la incomodidad de otros juzgados.

Ospina relata que para nada extraña la búsqueda física de documentos que le solicitaban de los procesos que adelantaba, porque eran montañas de papel y carpetas las que debían desmontar para hallar lo requerido y luego dejar todo en su lugar.

Lo que sí se le hizo extraño fue no tener que firmar las sentencias, que es la constancia de que, en efecto, el titular del despacho da por sentada la decisión. Para esto la plataforma emite una firma electrónica, la cual es tan válida como la rúbrica tradicional.

Para la jueza Ospina también fue una novedad adelantar una diligencia en una vereda de Cundinamarca sin más herramientas que su teléfono celular y relata, con algo de gracia, que el reclamante se sorprendió al verla sin un papel en la mano.

“Ellos siempre están esperando que uno llegue con un expediente voluminoso. A las personas que han instaurado estos procesos les llama la atención que uno consulte cualquier documento en una tableta o en el celular. Les causa curiosidad”, añade.

De hecho, los interrogatorios que antaño se hacían en los que se veía al funcionario judicial cargando una pesada máquina de escribir y una mesa, también dejaron de existir. Ahora, basta una grabación en video hecha con un teléfono inteligente la cual se sube a la plataforma y entra a formar parte del expediente.

La magistrada López, quien hizo su carrera en el Consejo Seccional de la Judicatura de Antioquia, agrega que se hizo un acuerdo con la Oficina de Instrumentos Públicos para que se consulte la información de los predios que son objeto de la demanda.

“El juez puede acceder directamente a la base de datos de ellos para identificar los predios, para tener de manera veraz esa información. Eso ha facilitado, porque no se demora tanto en la expedición de un certificado, sino que lo hace de manera inmediata”, detalla.

¿Y LOS HACKERS?

La información almacenada hasta ahora dentro de esta iniciativa tiene una capacidad de 3.9 teras. Para hacer un comparativo, en una tera caben, aproximadamente, 250.000 canciones en formato MP3 que se escucharían en 16.660 horas. De ese tamaño es el volumen de expedientes que se guardan en una especie de búnker digital que está en la zona del Centro Administrativo Nacional en Bogotá.

Héctor Armando Baquero Barrera es el jefe de sistemas del Consejo Superior de la Judicatura y uno de los responsables del proyecto. Sobre la seguridad de la plataforma explica que por tratarse de un tema que maneja datos sensibles, el proyecto está blindado desde varios frentes.

Para evitar posibles manipulaciones en el reparto, Baquero describe que la plataforma cuenta con un anillo de seguridad en fibra óptica y la Rama Judicial posee cuatro firewalls para protegerse de ataques cibernéticos.

Una de las herramientas fundamentales en el tema de seguridad es la utilización del código hash en los folios cargados a cada expediente. “Cuando se sube un documento, el sistema genera un código hash que se lo asocia a ese documento y lo guarda en la base de datos. Así que cuando alguien quiere ver la veracidad de ese documento, ingresa al sistema y lo verifica comparando el código hash que le asignó el sistema. Si le cambien una letra o un signo de puntuación, indefectiblemente arroja otro número de código”, señala el ingeniero.

Además, cada perfil de usuario tiene permisos para ejecutar acciones de acuerdo a su rol en el proceso. Por ejemplo, un abogado solo podría hacer las modificaciones que le permite su papel de defensor o un sustanciador solo puede hacer lo que le corresponde.

La iniciativa apenas surge. Pero los primeros ensayos dan cuenta que el sistema es de fácil manejo y agilizaría las actuaciones judiciales. “La idea es que para 2019 se hagan pruebas piloto en lo contencioso y en materia civil. Pero estamos pensando en cómo extendemos esa herramienta. Estamos en el estudio de cuál región, porque debemos tener en cuenta variables como ubicación de sedes, facilidades en la gestión del cambio y a las herramientas tecnológicas”, concluyó la magistrada.

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