´Distrito adopta política de cero papel permitirá  para mejorar eficiencia y transparencia”: Alcalde

Desde la administración distrital esperan lograr reducir entre 50 y 54% el uso de papelería que va de la mano con reducción de costos y de espacios de almacenamiento de grandes archivadores que serán reemplazados por servidores.

El alcalde Rafael Martínez lanzó oficialmente la que a su consideración, es una de las apuestas ambientales más importantes que pone en marcha el distrito, y que solo tiene equivalente a la resolución “Desplastificate por tu ciudad”. Esta vez desde cada una de las dependencias del Distrito se hará uso en menor medida de papelería que resultará en mayor eficiencia, transparencia administrativa con el control y seguimiento de los procesos.

Esta nueva apuesta ambiental que desde hoy se pone en marcha inicialmente en la Secretaría de Hacienda, y a partir del primero de diciembre en las demás oficinas y entidades descentralizadas de la administración irá acompañada de capacitación tanto a los servidores públicos como para la ciudadanía que a partir de ahora podrá desde su casa incluso saber cómo avanza el oficio o solicitud radicada.

 “A partir de hoy colocamos en marcha el plan piloto de la estrategia que hemos denominado “cero papel” en nuestros trámites en la alcaldía (…) esto trae un conjunto de beneficios. El objetivo es reducir el consumo de papel mediante la formación de nuevos hábitos en los servidores públicos más (…) solo en papel podríamos lograr una reducción promedio de 44% a 50% de lo que hoy estamos usando en papelería reduce los tiempos de respuesta porque me da también está radicado se puede ver de forma inmediata (…) a través de este sistema” aseguró el mandatario distrital.

Según el Distrito este proyecto le apunta a la eficiencia y la transparencia porque ya no hay excusa de pérdida o extravío de documentos, porque ya estos tienen un código asignado que permite su respuesta o traslado de forma virtual mediante el software habilitado.

 “Esto definitivamente le apunta sin ningún temor como siempre lo hemos hecho, a que haya más transparencia, así hay mayor control y seguridad en la información todo queda guardado en servidores” explicó el alcalde Martínez.

PLAN PILOTO EN HACIENDA:

Teniendo en cuenta sus características de recepción y manipulación de documentos, la primera dependencia de la Alcaldía Distrital en implementar este lineamiento será Secretaría de Hacienda, según Martínez esta cartera maneja alrededor del 54% de la papelería del Distrito lo que la hace la dependencia ideal para poner en marcha esta estrategia.

 Asimismo según el mandatario distrital se pretende a largo plazo poder ratificar esta apuesta con los resultados que se consigan en materia ambiental. “En 10 años creemos que estaríamos dejando de hablar solo por la papelería que nazcan alcaldía Santa Marta más o menos 115 árboles de acuerdo a una trazabilidad pero que podría ser aún mayor. Estas son las bondades del proyecto qué busca la remodelación del archivo de acuerdo a las normas archivísticas” precisó el burgomaestre.

Entre otros de los beneficios de este proyecto de “Cero papel” que como política interna del Distrito deberá ser continuado por las demás administraciones se encuentran: la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones, además tiene por objeto la reducción de costos, tiempo y espacios de almacenamiento y la productividad.

Según el Distrito conjunto a esto se habilitará una plataforma en la que se realiza la recepción de los documentos en ventanilla única, para su posterior digitalización de los requisitos de contacto para proceder al escaneo del documento y así la designación del ticket que permite al usuario conocer el número de radicado para el seguimiento de su documento; mientras esto sucedes a través de la plataforma se envía virtualmente el documento a la dependencia correspondiente y esta realice y de respuesta a lo indicado o solicitado por el ciudadano.

Para el alcalde Rafael Martínez esta política hace parte del proyecto de gestión documental que costó $1.800 millones y que contempla de igual forma la remodelación de áreas físicas para poner de forma organizada los archivos centrales del Distrito el cual ha sido bastamente criticado y objeto de vigilancia por parte del Archivo Central de la Nación.