la Supersociedades y la atención virtual al usuario  

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Han pasado cuatro meses desde que se estableció el aislamiento preventivo obligatorio, por lo que es conveniente hacer un balance del trabajo virtual de la Superintendencia.

Al inicio de la crisis, la Entidad contaba con elementos tecnológicos importantes, fruto de años de trabajo de varios Superintendentes, pero enfrentaba dificultades para operar inmediatamente de manera virtual, en temas como las notificaciones personales por correo electrónico, la imposibilidad de hacer inspecciones judiciales y visitas administrativas por el aislamiento, la persistencia de las notificaciones por estados en la “baranda” de la Entidad, la falta de experiencia y existencia de protocolos para la realización de audiencias y diligencias virtuales, la carencia de un sistema integrado e indexado que conformara un expediente cien por ciento digital, por nombrar algunas.

Así, decidimos suspender los términos un par de semanas, mientras se adoptaban las medidas necesarias de contingencia para prestar los servicios de forma virtual con los recursos disponibles. Aprovechamos para organizar protocolos y procedimientos que permitieran a los funcionarios cumplir con sus labores. Suspendimos la atención presencial y continuamos prestando los servicios de manera virtual. Adoptamos medidas que permitían continuar con los procesos, actuaciones y trámites, hasta donde fuera posible, con la posibilidad incluso de suspender términos en procesos o actuaciones particulares. En materia de notificaciones, determinamos que se harían a través de medios electrónicos, como la “baranda virtual” en la página web de la Superintendencia o en el correo electrónico suministrado, siempre respetando el debido proceso. Construimos un protocolo para adelantar audiencias, actuaciones y establecer la forma en la que se accede, mediante medios electrónicos, a los documentos que conforman los expedientes.

En el caso de los procesos judiciales, establecimos mecanismos para poder consultar virtualmente traslados, estados, avisos y radicaciones. De esta forma, la Supersociedades ha venido prestando exitosamente sus servicios virtualmente de forma ininterrumpida.

Los usuarios han recibido positivamente las medidas implementadas por la Entidad, que facilitaron la continuación de los procesos, actuaciones y trámites durante el aislamiento.

Desde el 1 de abril y con corte a 30 de junio, hemos expedido y realizado: 25 sentencias (societarias y procesos especiales en insolvencia), 556 audiencias, 5.551 autos y 6.453 oficios en las dos delegaturas jurisdiccionales y las seis intendencias regionales. En cuanto a la atención ciudadana en las otras delegaturas administrativas, las seis intendencias y otras dependencias de la Entidad, se presentaron cifras récord: alrededor de 146 mil solicitudes (en el webmaster), 33.333 oficios expedidos, 241 derechos de petición contestados, 3.599 resoluciones expedidas (misionales y administrativas internas), 35 diligencias realizadas, 56.331 llamadas atendidas y 58.967 interacciones vía chat.

Todo ha sido posible gracias al gran compromiso de todos los funcionarios de la Superintendencia, a quienes reconozco y agradezco el esfuerzo empeñado para atender a nuestros usuarios y a las empresas durante esta crítica coyuntura.

Sin duda, en esta época, las competencias y actuaciones de la Entidad cobran aún más relevancia, pues contribuyen a la recuperación empresarial y al mantenimiento de millones de empleos, para así contar con más empresas competitivas, productivas y perdurables y más empresa más empleo.

*Superintendente de Sociedades.  

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