HOY DIARIO DEL MAGDALENA
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Modernizada la Gestión Documental de la Gobernación del Magdalena

En cajas que cumplen las especificaciones de las normas Incontec, están archivada todas las correspondencias que en su momento oportuno fueron digitalizadas para facilitar las consultas de la gente.

 

 

 

Ahora en menos de 10 minutos la persona que se acerque a la Ventanilla Única tendrá toda la información que requiera en el trámite de su correspondencia. En este proceso se han invertido seis mil millones de pesos.

Si usted se fastidia cuando va al Palacio Tayrona, a tramitar cualquier correspondencia o documento, porque no lo atienden oportunamente, no le garantizan nada y considera que su tiempo y plata se perdió, ya eso quedó en el pasado.

Ahora, además del tinto que le ofrecen en la Oficina de Gestión Documental atendida por agraciada damas, en máximo 10 minutos le dicen en que dependencia se encuentra la información que necesita, quién es la persona autorizada para recibirlo y resolverle de inmediato su inquietud, porque el objetivo, es que usted salga satisfecho con la capacidad de respuesta de los funcionarios que lo atendieron.

Ese panorama de eficiencia y satisfacción por el deber cumplido, se observa hoy en la Gobernación del Magdalena, gracias a la dinámica que la gobernadora Rosa Cotes de Zúñiga le puso al proceso de Modernización en Gestión Documental de la Gobernación del Magdalena, que aunque no ha concluido en su totalidad, ya se pueden observar los resultados.

 

Hoy en día el proceso de Modernización en Gestión Documental de la Gobernación del Magdalena, es la sexta a nivel nacional y segunda en la región Caribe colombiana después de la Gobernación de Bolívar.

 

Pero allí no para todo. Si por cualquier circunstancia usted necesita un documento anterior a los años 80s para tramitar una constancia de tiempo de servicio, una pensión o mejoramiento en el escalafón si es docente, no se preocupe, que si esos archivos no fueron devorados por el comején, cucarachas o ratas donde estaban almacenado anteriormente, hoy se encuentran digitalizados y en menos de 24 horas lo puede obtener.

Todo este proceso de modernización en gestión documental de la Gobernación del Magdalena, sexto a nivel nacional y segundo en la región Caribe colombiana, después de la Gobernación de Bolívar, con una inversión por el orden de los 6 mil millones de pesos, se ha venido cumpliendo paso por paso, en atención a recomendaciones del Archivo General de la Nación.

 

Uno de los trabajadores del proceso de Modernización en Gestión Documental cuando daba detalles a la gobernadora Rosa Cotes de Zúñiga de los pasos que hasta ahora se han cumplido.

 

“Hoy sin temor a equivocarnos podemos decir que en este aspecto hemos mejorado hasta en un 70 y 80 por ciento y lo bueno es que cada día vamos mejorando más, porque el objetivo es llegar al ciento por ciento de eficiencia al concluir este gobierno presidido por la gobernadora Rosa Cotes de Zúñiga”, dijo Eduin Padilla Cabrera, jefe del Área de Gestión Documental de la Gobernación del Magdalena.

 

MODERNIZACIÓN PASO POR PASO

Funcionarios del Archivo General de la Nación a través de su Oficina de Inspección y Vigilancia en los años 2015 y principios del 2016 realizaron una visita a la Gobernación del Magdalena, encontrando todo el desastre que había en materia de archivo, porque la estructura física, las condiciones ambientales y las políticas de custodia de documentos no existían.

Según lo manifestado por quienes se encuentran al frente de este proceso, existen unos instrumentos archivísticos que la norma dice que todas las entidades oficiales deben tener el programa de gestión documental, la tabla de retención documental, la institucional de archivos y la Gobernación del Magdalena carecía de todo eso.

“En el 2016, al asumir el cargo la gobernadora Rosa Cotes de Zúñiga, viendo los antecedentes que el Departamento del Magdalena ha estado expuesto a demanda, vulnerable a procesos ejecutivos por reclamaciones que hacen tuvo la voluntad política de iniciar un proceso de recuperación de todo el tema de gestión documental”, dijo Padilla Cabrera.

 

La gobernadora Rosa Cotes de Zúñiga, inspecciona la calidad de los muebles que se encuentran en bodega central donde se guardan todos los archivos que hasta la fecha han sido digitalizados.

 

De acuerdo con lo manifestado por el funcionario, se hicieron visitas previas al Archivo General de la Nación en Bogotá para iniciar este proceso. Se expuso la situación, vinieron nuevamente a Santa Marta y comenzaron a asesorar como había que hacerlo.

“Son dos componentes, el de la normatividad y el de la parte operativa. Nos metimos en el cuento, la gobernación asignó los primeros recursos en el 2015, por un monto aproximado a los 1.500 millones de pesos y con eso empezamos”, sostuvo.

Durante toda la vida la Gobernación del Magdalena recibía de manera manual los documentos a través de una ventanilla donde eran recibidos por una funcionaria. Ahora se decidió abrir la Ventanilla Única de Correspondencia con todas las herramientas tecnológicas a través de un software que procesa los documentos que llegan.

 

La gobernadora del Magdalena Rosa Cotes de Zúñiga, en compañía de varios de sus colaboradores realiza inspecciones periódicas a la bodega donde se encuentran los archivos que han sido digitalizados.

 

La correspondencia que llega a esa ventanilla, se digitalizan y de manera inmediata por el sistema de redes llega a la oficina que por competencia le corresponde tramitarlo. Es decir, si el documento llega a las 8:10:00 de la mañana a las 8:10:02 ya está digitalizado en el escritorio del funcionario que le corresponde tramitarlo. En el software queda toda la trazabilidad del documento, es decir, desde que llega, la persona que se le asigna y cada vez que se intervenga dicho documento queda rastro.

“Eso nos garantiza que la gente esté confiada porque el trámite se está cumpliendo, que el funcionario delegado para ello responda cuando el interesado pregunte por su documento y para agilizar el tiempo de respuesta”, expresó el funcionario.

 

Doctor Álvaro Méndez Navarro, secretario General del Departamento.

 

INICIO DEL PROCESO

La operación se inició el 23 de noviembre de 2016 a través del software Infodoc. La información va a la nube, eso le permitirá al funcionaria que labore allí hacer consulta donde quiere que se encuentre porque el sistema se lo permitirá por estar en red y la información que se haga queda allí consignada.

En este momento el sistema dispone de 13 millones de folios, de los cuales se han digitalizado casi 5 millones y para este año se ha presupuestado digitalizar otros 5 millones más, para que en el 2019, cuando termine el período de gobierno de Rosa Cotes de Zúñiga, terminar de digitalizar todos los documentos.

El área de gestión documental se creó a partir del 8 de junio de 2017, con 12 funcionarios, 8 de planta y 4 contratistas. Anteriormente todos los archivos en la Gobernación del Magdalena se encontraban guardados en un recinto pequeño que imposibilitaba encontrar un documento para atender un requerimiento, que imposibilitaba responder en los tiempos que da la ley, lo que generaba derecho de petición, tutelas, entre otros.

Padilla Cabrera aseguró que ahora todo está inventariado, todos los documentos que estaban allí, lo trasladaron a la bodega de los archivos que queda en el Parque Logístico Industrial por los lados de Bureche, en una base de dato que si se necesita uno de los años 80s, se busca en la base de datos y ella dice enseguida donde se ubica el documento.

 

Eduin Padilla Cabrera, jefe del Área de Gestión Documental.

 

ETAPAS CUMPLIDAS

La primera etapa se desarrolló en el 2016. Se inició con la implementación de la ventanilla única y el software de trámites y correspondencia.

La segunda etapa se cumplió en el 2017, con los inventarios documentales, la organización de los archivos de gestión, porque los documentos tienen un ciclo de vida, luego pasan a las tablas de retención y finalmente al archivo central. También se inició la digitalización.

En esta etapa se priorizaron los archivos de gestión de la Oficina Jurídica del Departamento del Magdalena, la Oficina de Tutelas y la Oficina de Contratación del Magdalena.

La tercera etapa es la que se tiene programada realizar este año, 2018, contempla la terminación de los inventarios en el área de nómina, Secretaría de Educación del Departamento, Secretaría de Salud Departamental y continuar con la digitalización.

 

Empleados de archivo central trabajan en la clasificación de la correspondencia y documentos que después de ser digitalizados se archivan en caja que guardan las especificaciones recomendadas.

 

BENEFICIOS DEL PROCESO

Como beneficio para la comunidad se ha logrado la intervención de 18 mil carpetas de historias laborales, se han organizado, se han foliados conforme a las normas establecidas. Entre esas carpetas se encuentran pensionados, activos e inactivos.

“Cualquier persona que haya trabajado en la Gobernación del Magdalena, tiene su historia laboral la cual se encuentra digitalizada como habrá otros que por efecto del tiempo no aparezcan”, precisó.

Todo este proceso agiliza los trámites, se garantiza la conservación de los documentos en el tiempo, los funcionarios se responsabilizan en el trámite cuando el ciudadano haga la petición.

 

Así, arrumado en rincones de oficina donde eran presas fácil de comején, cucarachas y ratas, permanecían antes las correspondencias que llegaban a la Gobernación del Magdalena.

 

Por su parte, el secretario General del Departamento Álvaro Méndez Navarro, destacó la importancia de este proyecto en materia de gestión documental, puesto que no solo permite conocer la ubicación de cada documento sino además agiliza el sistema de consulta tanto interno, como por parte de la comunidad magdalenense.

“Luego de un proceso de solicitud, los documentos estarán a disposición del usuario o del funcionario en un tiempo menor a dos horas si es necesario físicamente o menos de media hora si la solicitud del documento es vía digital”, precisó.

 

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